よっち流仕事術
flatearth.Blog＊ » お仕事講座 » よっち流仕事術
ほりえもん保釈記念（笑）に、彼の著作である「100億稼ぐ超メール術」というのを買って読んでみた。買ったといっても、古本で100円なんだけどね。でも、この本の内容は立派にビジネスの1つの見識として役に立つと思う。安く手にはいるなら、皆さんも読んでみるといいよ。
つことで、話は打って変わって、この本を読んでいたら、何となく自分の仕事術というのもちょっと偉そうに語ってみたくなって、ここに書き記しておくことにした。ただ、仕事術とはいえ、全て書いていったら収拾が付かなくなるので、ここではＰＣ関係にまつわる話のみにしておく。
まず第一のルール。仕事場では複数のＰＣを使うこと。そしてその一台は必ず自費で買って職場に持ち込むこと。これはもう、仕事を始めてからわりかし早めに始めた方法。つまりこの場合だと、必然的にノートＰＣを自腹で買うということになるね。買いましたよ、当時出たばかりのPowerBook540c。50万円でした（笑）。何故パワーブックかというと、私が会社で使っていたマシンがマックだったから。当時はデザインの仕事オンリーに近かったからね。細かい作業やバックアップが必要な書類、そして当時はインターネットではなく、ニフティーのメールを持ち歩くことに使っていた。んで、何故そのメールを持ち歩く必要があったかというと、仕事だけでなく、プライベートなメールも沢山あったから。要はこのマシンを使って、メールや仕事などの情報一元化を実現したかった訳。家で書いたメールが会社で参照できなかったり、またその逆、あるいは場所によって受信できたりできなかったりするメールがあると困るでしょ。つか、その頃はまだメールというモノを業務に殆ど使っていなかったけど、だからこそ、逆に一通のメールの重要性が今よりもずっと大事な案件だった時代だった。オンでもオフでもね。だもんで、余計な使用制限をさせられる可能性がある会社支給のマシンは使わないようにした。もっとも会社によっては個人ＰＣの持ち込みを制限するところもあるから、無理な人もいるだろうけどね。
第二のルールは、メールは必ず複数のマシンで読み込むこと。つまりメインで使っているマシンと同じ内容のメールを他のマシンでも受信しておくということ。これなら、片方のマシンが壊れてしまっても、最悪メールデータだけは残すことができる。具体的には、送られてきたメールを受信した際に即座にサーバーから削除せず、一週間から三日くらいはサーバーに残しておく。そうすればその間で複数のマシンに同じメールを受信させておくことができる。そして削除処理をさせるマシンはどれか一台に固定。私の場合は大体会社にあるデスクトップマシンからメールを削除させている。ただ、最近ではプライベートのメールは他のマシンで受信してないなぁ。だもんで、仕事以外のメールに関しては、ちょっと前にレッツノートのHDが飛んでしまったときに、ごっそりとなくなってしまった。ちょっと困ったけどプライベートメールなら仕方ないで済む。もっとも、家には余っているＰＣが何台もあるので、そろそろ環境整えておくかな。
第三のルールは、当たり前だけど、可能な限りマシンは持ち歩くこと。今はエアエッジを使って何処でも受信できるからより一層マシンを持ち歩く必要性が増しているけど、そういった環境がない人でも、会社と自宅、あるいは支店、客先、ネットカフェなど、インターネットに接続できる環境がある場所は意外に多い。そんなのが全然ない時代でも、会社と自宅で同じ通信環境を持ち歩けるというのは、非常に重要な意味があったし、送受信は出来なくても移動中にメールの返事を書くこともできる。
また最近では、仕事の案件というのが徐々にメールによる情報交換が中心になってきているので、何処でもメールそのものを参照できるというのは、使い方によってはとても便利。
とまあ、偉そうに原則論を語ってみるとこんな感じかなぁ。
ちなみに現在の私のWebディレクターとしての具体的な仕事術。まず殆どの仕事は自分で用意したレッツノートを使用。会社で支給されているＰＣは、メールのバックアップと仕事データの保管用に使っている。そして社内には外部から専用線で接続可能なサーバーが用意されているので、見積りなどのデータは全てそちらに移して、外からでもデータを参照できるようにしている。
日々の業務でメールの役割は非常に重要。ただ、その中身は割と大雑把な分け方しかしていない。自分の管理している社員ごとのフォルダーを作って、更にその中を「アップロード報告」と「テストアップ報告」「その他」に分ける。つまり、校正が必要な確認事項は全てテストアップフォルダを参照し、最終的にＯＫが出た案件に関して、作業者からアップロード報告という形で私にメールが届く仕組み。各種目ごとのメールは、決められた単語をメールのタイトルに入れるというルールを作って分別している。そして「その他」については、それ以外の案件となる。
その為、優先事項としては、まずアップロード報告が最重要種目。ここは原則として外部に公開されるデータの報告となるので、とりあえずここのフォルダを確認。そして次はテストアップについて確認、最後はその他の案件を確認するという流れを作っている。ちなみにアップロード報告については、後で請求書などを起こす際にも利用できる、私の場合は請求書を起こした案件ごとにフラッグを立ててチェックリストにしている。
お客様からのメールについては、基本的に全て同じフォルダに入れっぱなし。というのも、外部からのメールはやはり社内メールの確認よりも優先度が高いと考えるし、また送り先ごとに優先度が違うという扱いはしない方針だから。分けていけばどんどん分類することは可能だと思うが、現状多い日で数百件程度のメール数なので、これ以上複雑に分類する必要性は考えていない。
受信メールに関しては前記の通り、全て別のマシンでも同じメールを受信してあるので、最悪ＨＤが飛んでしまっても何とかなるし、見積もりなどの重要データも自分のマシンに保管していないので、持ち歩いているマシンが壊れても一緒に消えてしまう心配はない。それでも念のため、週一回自宅で外付けＨＤにノートンゴーストを使ってバックアップをかけている。自分のレッツノートには、仕事以外のデータも沢山入っているしね。さすがにプライベートデータを会社のリソース使ってバックアップ取るわけにはいかないから（笑）。
自分でいうのもなんなんだけど、私の仕事術最大のポイントは、プライベートと仕事の環境を分けていないという点にあるんじゃないかと思う。だからこそ、会社でプライベートなメールを他の社員に閲覧される心配無しにざくざく送れるし（もっとも、送受信されるメール全てをチェックしている会社もあるから、その場合はどのＰＣを使おうと、どのアカウントを使おうと関係ないけどね）、逆に休日に家で、あるいは遊び先で（笑）、仕事上の緊急事態が発生しても、大体その場で対応することができる。現に休日に茨城の山の中で緊急の案件を処理して、Webサーバーにアップロード…なんて事もあったしね。こういったやり方は「プライベートと仕事の境目がなくなる…」なんていう意見もあるけど、私は逆に仕事中の時間を等しく（それ以上に？）プライベートで利用しているので仕方ない。つか、勤務時間を真面目に勤務だけにしか使えない固い頭を持った人は、この商売向いてないと思うよ。これは会社には内緒だけどね。
話が長くなった上に繰り返しになるけど、私がやってることというのは、まとめると「仕事とプライベート全ての情報を１つにまとめる」という事でしかないんだよね。そしてその情報は事故に備えて定期的に他の媒体にも残すこと。これを徹底してやるだけで、オンオフ問わず、私自身の最適化がかなり計られていると思うし、逆に言えば何処に行ったって、持ち歩いているＰＣさえあれば、大抵のことはなんだってできる。仕事が出来ないバカ社員の私ですけど、一応これくらいのことは考えて仕事はしてますよ。
ただ、最近では、情報の一元化に反することと理解しつつも、再び紙のメモにも注目し始めている。以前は何かあると根性で全てＰＣでメモして自分宛へメール送信…なんてやってたけど、やはり紙のメモも併用すると、普段メモする案件そのものを大分見落としていたんだなと思い知らされます。ただ、全てじゃないにせよ。メモした案件は箇条書きにして、会社、あるいは自宅に帰ってから自分宛メールに案件を整理して送信、なんてことはしている。
追加と補足だけど、今の職場の前、飯田橋に勤めている頃は、例外的にそういったスタイルで仕事はしていなかった。仕事内容と仕事を持ってくる営業の馬鹿さ加減に呆れて、会社のメールは支社に出張に行ったとき以外は自分のマシンで受信してなかったね。もし、前の職場の人がここの文章を読んで「いってることと違うじゃん」と思ったら、それはそういうことでしたと補足しておきます（笑）。前の会社の人には悪いけど、当時はリハビリやってるようなもんだったしね。
コメント(4)
うちの会社はこの5月から社長の鶴の一声（らしい）で、自宅での仕事禁止、自宅へのメール転送禁止、ノートPCの持ち出し禁止、個人用ノートPCやUSBメモリの仕事利用禁止、です。
まあ気持ちはわかるんだけどね。うちの会社の社長なんて、ソフト会社とはいえ親会社から送られてくるだけの人間だから、現実が見えてないんだよね。
投稿者: いのうえ | 2006年05月01日 10:13
例のWinny騒ぎに踊らされたのかな…（笑）。
まあ、原則としては正しい方法だと思うんだけど、
じゃあ、毎日きちんと定時に帰らせて、
社員一人当たりの仕事量もそれに合わせろよ…。
って感じですよね。
私もそんな職場だったら、わざわざ重いＰＣを持ち歩いて出勤しません。
（いや、するかな？（笑））
営業ベースだと、もうその方法は不可能ですよね。
外出先でメール開くなというのか（笑）。
投稿者: よっち | 2006年05月01日 10:48
ウチは、個人PCなんて５年以上前から持ち込みはもってのほか、USBメモリーも今年からパスワード付が配布されて個人もちは使用不可です。
PC持ち出しも「持ち出し可能設定がされているもの」のみOK。
管理する側の苦労も大変なようです。面倒な世の中です。
投稿者: ふじむら | 2006年05月01日 21:32
大企業というのも、色々大変ですよね。
特に、ふじむらさんの部署は、仕事柄、
持ち出しの資料とかデータの管理はかなり厳しそうですね。
投稿者: よっち | 2006年05月01日 23:36